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ケーススタディ ~名刺WEBオーダーサービスの導入事例~

お客様

社員の名刺発注・進行管理を総務部などがまとめて一括で行っており、そのやり取りや手配で本来の業務に支障をきたしていると感じている企業。

アウトライン

名刺の発注業務は、クラウドで全国の支店・営業所からダイレクトに。

  • お客様の課題

    • 名刺発注進行業務に思いのほか時間を取られている。
    • 発注者からFAXやメール、電話などさまざまな方法で注文されるので間違いが起きやすい。
    • 急に必要になり慌てて発注するが、納品がいつになるのか分からない。
  • 解決策

    発注業務を大幅に軽減する、企業向けの
    名刺WEB発注サービスを提案。
  • 導入効果

    • 印刷の仕上がり確認から、発注のとりまとめまですべてWEBで管理できるようになった。
    • 名刺発注時の社内確認、煩雑な手続きを簡略化しスピードアップが図れた。
    • 名刺発注後、納品までの進捗状況も本人がWEBで把握できるため無用な問い合わせがなくなった。

インタビュー

お客様の声

 こちらの会社は東京都内に本社を構え、公共事業の調査・計画・設計を行う、建設コンサルタント事業を行っています。土木工学分野で高度なノウハウと実績を有し、最近では環境への取り組みにも力を入れています。
 今回は、日ごろお使い頂いている弊社のWeb名刺オーダーサービスについて、総務部のご担当者様にお話を伺いました。サービスをご採用頂いた経緯や、これまで悩みの種だった名刺の手配が、サービス導入後どのように業務改善されたのかをお聞きしました。
※今回のインタビューは、お客様のご希望により、会社名およびご担当者名を伏せての掲載となります。

■貴社の事業についてをお聞かせください。

 弊社は、建設コンサルタント会社です。広く一般には知られていない業種ですが、公共事業(道路・橋・河川・下水など)の調査・計画・設計を行っております。建設業界は大きく建築と土木に大別できますが、弊社は土木分野で、構造物・道路など力学や水理学などの複雑な計算をする仕事を手掛けています。

■業界を取り巻く環境をどのように捉えていますか?

 業界全体は、公共事業費削減が年々続いており、吸収や合併される会社も出てきていますが、弊社は幸い利益を出している状況です。
 公共事業全体では、国から地方自治体への税源移譲、地方分権の流れが進んでいます。ですので、これまで公共事業は建設省、現在の国土交通省の取り仕切っているものが多かったのですが、これからは地方の時代が来ると言われています。弊社でも、数年ほど前から、地方自治体への参入と言うことで、都や県、市といった地方自治体との取引を増やす動きを加速させています。
 そもそも公共事業は営業活動をして仕事が来るものではありません。入札、提案が通ってはじめて仕事がもらえます。そうは言っても挨拶回りはするので、そこで名刺を置いてくるわけです。役所と言うのは、電話して「会ってください」と言ってもなかなか会ってくれませんから、目をとめてもらうための“営業ツール”として名刺をたくさん配っています。これはこの業界独特の営業スタイルでもあると思います。

■以前の名刺注文では、どのような課題や問題点がありましたか?

 これまでは、どこに事業所があるのか、何ができるのかも分からないデザインの名刺を使用していました。公共工事とひと口に言っても道路があり橋があり、河川・下水などさまざまです。この会社はなにができるのか、発注側にはなかなか理解してもらえない名刺を配っていることに問題を感じていました。また、支店ごとにさまざまな印刷会社と取り引きしていたので、名刺のレイアウトや色の仕上がりがバラバラでした。名刺はCIなどブランディングの視点で、全国の社員が同じものを持てるようにしたい、という思いがずっとありました。
 それから、名刺発注のための作業、コピー・修正・ファックスのやり取り、営業からせかされたり、印刷会社へ催促の電話をしたり…といったことは、煩雑以外のなにものでもありませんでした。

■弊社の名刺WEBオーダーシステム導入の経緯をお聞かせください。

 錦明印刷とのお付き合いは挨拶状の印刷でしたが、アイデア・プラス(※弊社情報誌)を見て、このWEB名刺オーダーサービスを知りました。上司に話したところ「いいね、ぜひやろう」ということになり導入を検討に入りました。仕上がりをブラウザ上でプレビューできる点や、発注権限のある社員が注文の承認を行える点も、管理上とてもいいと思いました。

■名刺WEBオーダーシステムはスムーズに導入できましたか?

 支店からは納期に対する不安や、「今の印刷会社は近くて助かっているのに、都心の印刷会社を使ってどのくらいの納期で届くのか、発送費が余計にかかるのではないか」など、心配する声が上がりました。ただ、サービス導入後はそのような声もすぐに上がらなくなりました。
 名刺WEBオーダーシステムの導入は、思ったよりも早かったです。2週間くらいでしょうか。弊社でサーバーを準備やネットワークの設定なども必要もありませんでしたし、アドレスとID・パスワードをいただいて、すぐ使えるようになったと言う認識です。

■名刺WEBオーダーシステム導入後、どのようなことが改善、または変化しましたか?

 圧倒的に手間が減りました。手書きや原稿の切り貼り作業、ファックスもなくなり、格段に作業項目が減りました。パソコンに向かって選択するだけですから。会社でデザインを統一できたことも大変うれしく思っています。また、思っていた以上にスムーズに納品していただいているので、そういったストレスもほぼ感じません。支店にしても、煩雑な業務が確実に減っていると思います。とにかく、入れ替わり立ち代り全国の社員から注文がきます。全国どこからでもWEBで注文できて、承認システムがあってと、まさにこういうサービスがあったらいいなと思っていたものです。

本日はお忙しいところありがとうございました。

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